Registro disinfestazione HACCP: visite, verbali e piano contro gli infestanti

La ditta di disinfestazione passa, controlla le esche, lascia un foglio con una firma illeggibile e se ne va. Il foglio finisce in un cassetto insieme ai precedenti. Quando l'ispettore chiede il registro disinfestazione HACCP, quel cassetto è tutto quello che hai: verbali in ordine sparso, nessuna traccia dei controlli fatti tra una visita e l'altra, e una planimetria delle esche che non corrisponde più al magazzino. Qui trovi come si scrive un piano di lotta agli infestanti, una scheda di esempio per le visite e per i controlli interni, e come tenere tutto in Unico Menu insieme agli altri registri.

Le regole di base vengono dal Reg. CE 852/2004, che chiede procedure adeguate per controllare gli animali infestanti. Il dettaglio, cioè frequenze, prodotti e chi fa cosa, lo decide il tuo piano di autocontrollo con il consulente e con la ditta.

Perché il registro della disinfestazione resta incompleto

• Il registro lo tiene la ditta. Spesso il verbale lo compila il tecnico e tu lo conservi senza leggerlo. Se scrive «presenza di tracce in magazzino», nessuno apre un'azione correttiva.
• I controlli interni non si registrano. Tra una visita e l'altra qualcuno guarda le trappole, ma non lo scrive da nessuna parte.
• La planimetria è vecchia. Hai spostato la cella o aperto un nuovo deposito, ma la mappa delle esche è ancora quella del primo contratto.
• La prossima visita si dimentica. Il contratto dice trimestrale, ma nessuno ricorda quando è stata l'ultima.

Cosa contiene un piano di lotta agli infestanti

Il piano è la parte scritta una volta e aggiornata quando cambia qualcosa. Di solito comprende:

• Infestanti da tenere sotto controllo: roditori, blatte, mosche e insetti volanti, formiche, insetti delle derrate.
• Misure di prevenzione: reti alle finestre, porte che chiudono bene, guarnizioni, gestione dei rifiuti, nessun alimento appoggiato a terra.
• Sistemi di monitoraggio: erogatori di esca per roditori, trappole a colla, lampade per insetti volanti, con una planimetria numerata.
• Chi fa cosa: ditta esterna per i trattamenti e le visite programmate, personale interno per i controlli visivi e la pulizia delle lampade.
• Frequenza delle visite previste dal contratto e dei controlli interni.
• Prodotti usati, con le schede tecniche e di sicurezza fornite dalla ditta.
• Cosa fare se si trova un'infestazione: chi chiamare, quali alimenti eliminare, come registrarlo.

Esempio di scheda delle visite

Un esempio di registro per un ristorante con cucina, dispensa e magazzino esterno. Ditte, nomi e date sono di esempio.

Controlli interni tra una visita e l'altra

La rete rotta della dispensa non è una pulizia saltata: è un problema da sistemare, e conviene aprire una non conformità con un'azione correttiva e una scadenza.

Come lo risolve Unico Menu

In Unico Menu la voce Disinfestazioni sta nel menu HACCP, accanto a manutenzioni, audit interni e non conformità.

1. Registri ogni visita. Nella scheda «Visita» indichi data, tipo visita (Programmata, Emergenza, Follow-up, Monitoraggio delle trappole), «Prossima visita entro», ditta esecutrice, partita IVA della ditta e tecnico.
2. Scrivi cosa è stato trattato. Nella scheda «Trattamento» elenchi fino a quattro infestanti e tre aree, per esempio ratti e blatte in cucina, magazzino e dispensa.
3. Alleghi il verbale. Nella scheda «Esito & certificato» scrivi i rilievi del tecnico e le raccomandazioni e carichi il certificato della visita in PDF.
4. Fai leggere il verbale all'AI. Dalla visita salvata, «OCR verbale visita» legge la foto del verbale e compila data, ditta, tecnico, tipo visita, infestanti, aree, rilievi, raccomandazioni e prossima visita. Controlli i valori e salvi. Funziona con la chiave Gemini del locale.
5. Gestisci i problemi. Se il tecnico trova qualcosa, apri una non conformità con origine «Infestanti», ne descrivi la causa, aggiungi le azioni correttive con una scadenza e alla fine la chiudi e la firmi.
6. Stampi il report. Dalla modifica del Piano HACCP, «Altri report» genera il PDF delle disinfestazioni di un intervallo di date: numero di visite, quante pulite e quante con rilievi, e per ogni visita data, ditta, tecnico, tipo, aree e infestanti.
7. Lo storico resta. Ogni modifica alla visita è tracciata, e dopo 36 mesi le visite finiscono nell'archivio mensile insieme agli altri registri, senza cancellare nulla.

Limiti da conoscere

• La prossima visita non genera promemoria. La data si registra, ma oggi non compare nel calendario HACCP né sulla dashboard. Un evento ricorrente in Eventi del locale fa da promemoria.
• I controlli interni delle trappole non hanno un registro dedicato. Puoi registrarli come visita di tipo Monitoraggio delle trappole, oppure come compito ricorrente se fa parte delle pulizie.
• Non c'è la planimetria delle esche. La mappa con la posizione degli erogatori resta un documento della ditta, da allegare o conservare a parte.
• Le visite non si firmano con il codice. La firma con codice vale per misurazioni, pulizie e non conformità; per le visite conta il verbale firmato dal tecnico che alleghi.
• Il report non è nello ZIP per l'ispezione. Si scarica a parte dal piano.

Per chi è

Unico Menu fa per te se sei lo chef o il responsabile HACCP di un ristorante, una pizzeria, un bar con cucina o una cucina d'hotel e vuoi che i verbali della ditta, i problemi trovati e le azioni correttive stiano nello stesso posto dei registri di temperature e pulizie.

Non è la scelta giusta se:

• sei una ditta di disinfestazione e cerchi un software per gestire i tuoi clienti e le tue esche;
• ti serve una mappa interattiva dei punti esca con lo storico di ogni erogatore;
• la ditta ti fornisce già un portale con tutti i verbali e non ti serve altro.

Cassetto, portale della ditta o Unico Menu

Se la ditta ha un buon portale, tienilo: Unico Menu non lo sostituisce. Serve a collegare quei verbali al resto del tuo autocontrollo, soprattutto alle non conformità.

Domande frequenti

La disinfestazione deve farla per forza una ditta esterna?

La norma chiede procedure adeguate per controllare gli animali infestanti, non necessariamente una ditta. In pratica la maggior parte dei ristoranti si affida a un'impresa specializzata, soprattutto per i trattamenti con biocidi e per le esche dei roditori. Cosa fai tu e cosa fa la ditta lo scrivi nel piano di autocontrollo, d'accordo con il consulente.

Ogni quanto passa la ditta di disinfestazione?

Non c'è una frequenza unica. Dipende dal locale, dalla zona, dalla presenza di magazzini o cortili e da quanto previsto nel contratto e nel piano. Molti ristoranti hanno visite periodiche programmate, più interventi straordinari quando serve. Tra una visita e l'altra conviene controllare tu trappole ed esche, con una cadenza scritta nel piano.

Cosa deve esserci nel registro della disinfestazione?

Di solito: data della visita, ditta e tecnico, tipo di intervento, infestanti cercati, aree controllate o trattate, cosa è stato trovato, raccomandazioni e prossima visita. Accanto servono il contratto, la planimetria con la posizione delle esche e le schede dei prodotti usati, che di solito fornisce la ditta.

Se trovo tracce di topi o blatte cosa faccio?

Chiama la ditta per un intervento straordinario, proteggi o elimina gli alimenti che potrebbero essere contaminati e intensifica le pulizie nella zona. Registra tutto: in Unico Menu apri una non conformità con origine «Infestanti» e annoti l'azione correttiva, poi registri la visita di emergenza con i rilievi del tecnico.

Unico Menu mi ricorda la prossima visita della ditta?

Il campo «Prossima visita entro» si registra sulla visita, ma oggi non compare nel calendario HACCP e non manda avvisi. Se vuoi un promemoria, crea un evento ricorrente in Eventi del locale con la categoria Promemoria: compare nel calendario HACCP e nel feed che puoi seguire dal telefono.

Inizia

Il registro si capisce meglio con il tuo ultimo verbale. Richiedi una demo: registriamo insieme una visita, alleghiamo il certificato e stampiamo il report del trimestre.

Approfondisci: HACCP, registro pulizie, manuale e piano di autocontrollo, non conformità con esempi, documenti per il controllo ASL. Tutte le guide sono in Soluzioni.